採用代行（RPO）でできること｜企業が任せている業務について
①採用代行で「何ができるのか」が分かりにくい理由
最近、「採用代行（RPO）」という言葉が注目される反面、「採用代行とは具体的に何をしてくれるサービスなのか」「自社に本当に必要なのか」が分からないまま、検討が止まってしまうケースも少なくありません。
その理由の一つは、採用代行が分かりやすい定額パッケージ商品ではない点にあります。経理や給与計算のアウトソーシングとは異なり、採用業務は企業ごとに状況が大きく異なります。採用人数、採用時期、新卒か中途か、現場の関与度合いなどによって、必要な支援内容が変わるためです。
また、「採用＝面接や合否判断」というイメージが強いことも、分かりにくさの要因です。実際の採用活動では、その前後に多くの業務が存在します。採用代行でできることを理解するには、まず採用活動全体の中で、どの業務が存在しているのかを整理する必要があります。
②企業が採用代行に任せやすい業務の共通点
採用業務を細かく見ていくと、企業が採用代行に任せやすい業務の内容には共通点があります。それは、重要ではあるが、経営判断や人の見極めそのものではない業務プロセスです。
例えば、応募者からの問い合わせ対応や、面接日程の調整といった業務は、誰かが必ず対応しなければなりません。一方で、これらは専門的な意思決定を必要とする業務ではなく、対応量が増えると人事担当者の負担が一気に大きくなります。採用人数が増えたり、採用時期が重なったりすると、通常業務と並行して対応することが難しくなるのも特徴です。
人事担当者がこうした業務に追われることで、
- 採用戦略を考える時間が取れない
- 現場とのすり合わせが後回しになる
- 面接の質が下がる
といった影響が出る可能性があります。
採用代行は、このような採用活動を支える裏側の業務（オペレーション業務）を外部に委ねることで、社内の限られたリソースを有効活用する手段として使われています。
③採用プロセス別に見る「採用代行」の活用ポイント
では、具体的にどのような業務が採用代行の対象になりやすいのでしょうか。採用プロセスごとに整理すると、イメージしやすくなります。
まず、母集団形成の段階では、求人媒体の管理やスカウト配信、紹介会社（エージェント）との連絡対応などがあります。これらは応募者数を確保するために欠かせない業務ですが、継続的な運用が必要で、工数がかかりやすい領域です。
次に、エントリー対応では、応募者の受付、問い合わせ対応、履歴書などの書類回収・確認といった業務が発生します。対応が遅れると、応募者の離脱につながるため、正確さとスピードが求められます。
選考オペレーションでは、面接日程の調整、リマインド連絡、選考状況の管理などが含まれます。採用人数が増えるほど煩雑になり、属人化しやすい領域でもあります。
さらに、内定・入社前フォローとして、内定通知、入社手続きの案内、入社までの定期連絡を支援するケースもあります。ここでの対応次第で、内定辞退が防げるかどうかが左右されることもあります。
一方で、面接での評価や最終的な合否判断、候補者への動機付けは、企業側が担うことが一般的です。採用代行は、こうした企業が本来向き合うべき業務を奪うものではなく、それ以外の業務を支える存在として活用されています。
④採用業務の分業を支える「ジンジまわり」という考え方
このような採用業務の分業を前提とした支援サービスの一つが、弊社の「ジンジまわり」です。
「ジンジまわり」では、採用活動の中でも特に負担が大きくなりやすいオペレーション業務を中心に、企業の状況に合わせた伴走支援を行っています。
採用担当者や経営者が、面接や人材の見極め、採用方針の検討といった本来注力すべき役割に集中できるよう、業務の一部を切り出して支援する考え方です。採用業務をすべて外部に任せるのではなく、必要な部分だけを柔軟に委ねられる点が特徴です。
採用代行でできることは、企業によって異なります。重要なのは、「どこまで任せるか」ではなく、自社の採用活動において、誰がどの業務を担うのが最適かを整理することです。
採用代行は、その整理を実行に移すための一つの手段として、活用されています。
1. 人事BPO・採用代行（RPO）とは？｜注目される理由と人事を取り巻く環境変化を解説 